Vyberte stránku

Technik na zefektivnění práce je mnoho. Efektivita je zaklínací slovo dnešní doby. Možná proto, že okolo nás je tolik rušivých vlivů a tak snadno se rozptýlíme. Jak s tím skoncovat? Vyzkoušejte techniku pomodoro.

Zasloužíte si přestávky

Přijde Vám, že bych měla začít psaním o efektivní práci a nikoli hned psát o přestávkách? Naopak. Přestávky jsou klíčem k úspěchu. Nikdo po Vás nemůže chtít, abyste se soustředili a byli efektivní celý den. Jenom ta samotná představa je tak vyčerpávající, že si raději otevřu facebook. A pfff … hodina času zmizela.

Přestávky jsou pro nás mentální vzpruha a když jednu vidíme na konci tunelu, tak se nám hned lépe pracuje. Technika pomodoro slibuje, že stačí, abychom se soustředili 25 minut, a pak si zasloužíme přestávku. A to přeci zvládne každý.

Přišla mi zpráva. Nevadí. Vyřídím jí za 24 minut. 24 minut to určitě počká. Napadlo mě, že bych mohla jít umýt talíř od snídaně. (Ano, pracuji z domova). Ale ten talíř ještě 20 minut počká. Nemusím jít hned. Email? Počká. Seřazení knížek podle velikosti? Počká. Přestávka je vlastně odsouvání všech rozptýlení do jednoho konkrétního bloku času, který je na to vyhrazený.

Opravdové soustředění

25 minut, které trvá období soustředění na práci (tzv. pomodoro), je zasvěceno pouze tomu úkolu, který jsem si na tuto dobu vybrala. Všechno ostatní, co mě v té době napadne si napíšu vedle na papír a věnuji se tomu o přestávce, anebo v době, kdy je tomu věnováno samostatné pomodoro. Funguje mi to skvěle. Dříve mě nenapadlo, že se v práci rozptyluju prací, ale patnáct rozdělaných úkolů mi na konci dne radost neudělalo.

Technika pomodoro nemůže být jednodušší. Spočívá v tom, že si nejprve sednu, rozhodnu se, na kterém úkolu budu pracovat a pak mám 25 minut na práci (pomodoro). Poté 5 minut na přestávku. A opět 25 minut na práci. A to celkem čtyřikrát. Po 4 pomodoru přijde dlouhá 30 minutová přestávka. 

Důležité je to, abyste na začátku pomodora měli vybraný úkol, na kterém pracujete. V mém případě je to teď psaní blogu. Zítra věnuji jedno pomodoro korektuře a zaměření se na SEO. 

V případě, že se Vám stane, že úkol dokončíte dříve, tak zbývající čas pomodora máte věnovat zhodnocení právě dodělaného úkolu a toho, co jste se v průběhu toho naučili. Případně ho zasvěťte přípravou na další pomodoro/a. To znamená, že čas, který Vám zbyde nepatří automaticky k přestávce, ale k sebereflexi a přípravě. 

Pouze jedno pomodoro na facebook

U některých úkolů mám pouze jedno pomodoro na splnění všech úkolů. Např. u správy sociálních sítí a webových stránek. U obojího bych mohla strávit hodiny a hodiny. Kdo se nikdy nezasekl na facebooku?

Pokud vím, že mám pouze 25 minut a nic víc než to, tak musím udělat ty důležité úkoly a nemůžu se rozptylovat. Sednu k tomu, odpovím na komentáře, napíšu vlastní příspěvky do relevantních skupin, zkontroluju, co je nového. A konec. Už dneska víc ne. Pokud jsem se koukala, kde co na facebooku létá místo toho, abych odpověděla na komentáře, tak vím, že je něco špatně. Budu to moci udělat až zítra.

Samozřejmě to bude pro každého jinak. Někdo se umí vyhnout nástrahám facebooku, ale stráví půl dne na emailu, anebo vyhledáváním informací. Dejte si pouze jedno pomodoro dopoledne a jedno odpoledne na e-mail (potřebujete-li dvě). Zaveďte jen jedno pomodoro na čtení novinek o tom, co se děje ve světě. 

Je to jednoduché?

Ano i ne. Myšlenka a pomůcky, které k této technice potřebujete jsou opravdu jednoduché. Zakladatel této metody používal kuchyňskou minutku, mě ve vyhledávači běží budík a vždy, když zvednu oči vidím, kolik času mi ještě zbývá (11:42). Takových webových stránek či aplikací na mobil je spousta. Já mám ráda třeba tuhle stránku. A pak potřebujete ještě papír a tužku, na vytvoření To-do listu, tj. seznamu úkolů, na kterých chcete ten den pracovat, a také na zaznamenávání rozptylujících myšlenek, abyste se k nim mohli o přestávce vrátit.

Není to jednoduché v tom smyslu, že to vyžaduje určitou pevnou vůli. Musíte zvládnout v průběhu pomodora nepodlehnout rozptýlení. (Já zrovna chtěla ujíst trochu snídaně a zjistila jsem, že nemám lžíci, ale nezvedla jsem se, abych si pro ní došla. Snídaně musí ještě 7:42 minuty počkat. To hlady asi neumřu.) A poté to vyžaduje pevnou vůli se po přestávce vrátit k práci. Budou chvíle, kdy Vám 5 minut bude připadat strašně krátká doba 🙂 ale bez návratu k práci celá technika ztrácí smysl.

Alternativy k pomodoro 25:5

Samozřejmě to, že zakladatel této techniky (Francesco Cirillo) rozhodl, že pro něj jsou nejvhodnější intervaly po 25 minutách, neznamená, že to tak bude i pro Vás. Každý se zvládá soustředit po jinak dlouhou dobu. Třeba pro Vás bude dávat smysl začít s 15 minutovými intervaly na práci. Možná bude lepší tu dobu protáhnout na 40 minut. Možná bude nejlepší přizpůsobit tu dobu času, po který pere pračka či myje myčka.

Pomodoro a Psaní Hravě

Kromě toho, že Pomodoro je úžasná technika pro vlastní time management, nebyl by to náš blog, kdybychom nezmínili, jak se dá využít pro naučení se psaní všemi deseti 🙂 Za prvé, když dokážete psát všemi deseti, tak zmíněných 25 minut práce můžete využít pouze na práci a nemusíte z toho obětovat čas na hledání písmenek na klávesnici. Když budete psát všemi deseti, stihnete toho za těch 25 minut více. 

Zároveň je technika pomodoro vhodná i pro všechny, kdo se chtějí zapojit do kurzu Psaní Hravě a tuto skvělou dovednost se chtějí naučit. Ideální je strávit denně hraním přibližně půl hodiny, což přesně vychází na jeden interval Pomodora. Psát všemi deseti se tak naučíte již za 10 hodin. To znamená, že když tomu věnujete jedno nerušené Pomodoro denně, tak budete umět psát všemi deseti za měsíc. 

Vyzkoušejte si prvních deset kláves zdarma, ať vidíte, zda Vám kurz vyhovuje, a zda jej chcete začlenit mezi dovednosti, které zefektivní Váš pracovní život (stejně jako pomodoro).